Dématérialiser la facturation
La dématérialisation des processus est un chantier engagé de longue date par les entreprises. Cependant, les évolutions récentes du mode de facturation pour les entreprises publiques dont le service Chorus Pro ont mis un coup de boost à la digitalisation des processus de facturation. Focus sur les avantages de la facturation dématérialisée et les solutions existantes.
Les avantages de la facturation dématérialisée
La facturation dématérialisée, comme la dématérialisation présente plusieurs avantages.
Le gain de temps :
La dématérialisation des processus supprime de nombreuses étapes chronophage. Par exemple la mise sous pli et l’affranchissement dans le cadre de la facturation par courrier postal. Les factures digitales partent et arrivent à destination plus vite, souvent en mode automatique et contribuent à l’amélioration de la trésorerie et la réduction du DOS.
Les économies :
Plus rapide, plus simple et moins gourmand en consommable (cartouches, papier) la dématérialisation d’un processus physique entraîne toujours des économies sur les fournitures d’une part, mais aussi de la productivité et un retour sur investissement immédiat, les tâches non-essentielles étant automatisées avec la dématérialisation (Par exemple : L’affranchissement).
La traçabilité :
Toutes les actions effectuées sont traçables : les envois sont archivés ce qui facilite la recherche et l’archivage des documents. Les statuts de livraison donnent de précieuses informations sur l’état d’un document : délivré, ouvert, cliqué etc.
Envoyez vos factures par le web
Il existe deux façon d’envoyer vos factures par le web : la dématérialisation totale avec une procédure entièrement dématérialisée et la dématérialisation partielle avec une procédure à la fois digitale et physique.
Dématérialisation totale
- Traçabilité des envois : les envois par mail sont traçables et donnent des indications sur le statut du message (délivré ou en erreur pour s’asurrer d’être arrivé à destination, ouvert, cliqué).
- Faible coût de production et de mise en oeuvre : un email coûte bien moins cher qu’un courrier : l’email n’est pas imprimé ni affranchis.
Dématérialisation partielle
On entend par dématérialisation partielle, l’envoi d’une facture par courrier postal via une interface web. L’opération est dématérialisée pour l’entreprise, mais le client reçoit un courrier papier dans sa boite aux lettres.
Tout comme la dématérialisation totale, la dématérialisation partielle de l’envoi de factures est traçable et génère à la fois un gain de temps et des économies de budget.
Relancez vos factures par le web
Quel média pour relancer ?
Par email & SMS :
L’email et le SMS sont d’excellents canaux pour une première relance amiable de facturation. l’intégration de champs variables (numéro client, date de facturation, échéance, numéro de facture) pour personnaliser le message facilitent la relance : Un seul message est envoyé, personnalisé avec les information de facturation de chaque destinataire.
Par courrier :
Plus couteux, le courrier garde tout de même sa valeur juridique, et reste le meilleur moyen pour faire parvenir une relance avec mise en demeure de paiement par recommandé avec accusé de réception. Le gros avantage de la plateforme web : pas besoin de vous déplacer à la poste, le recommandé est créé en ligne et l’accusé de réception est archivé.
Par message Vocal :
Moins exploité, le message vocal peut aussi vous permettre de rappeller à vos clients qu’une échéance est en cours et qu’il ne reste que peu de temps avant la relance officielle.
Quel que soit le média choisi, la relance de facture par le web est la manière la plus simple de relancer des factures en attente de paiement. Les ressources mobilisées sont faibles et le temps perdu à la relance de factures se transforme en un lointain souvenir.
Envoyez et relancez vos factures simplement sur efisend
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