A partir du 1 er janvier 2020, toutes les entreprises devront obligatoirement envoyer des factures dématérialisées pour les organismes publics. Plus qu’une contrainte, la dématérialisation de vos factures doit être vue comme une opportunité. Par exemple, changer des processus qui sont des centres de coûts, sans valeur ajoutée pour votre entreprise. Mais aussi la possibilité de travailler Votre RSE (Responsabilité sociale des entreprises).
Le point sur les factures dématérialisées
La dématérialisation de la facturation n’est pas uniquement la transposition d’une facture papier au format numérique. Outre les mentions légales obligatoires pour toutes factures (qu’elles soient numériques ou physiques), vous devez justifier de l’authenticité de cette dernière. Il faudra aussi assurer la protection du document afin qu’il reste lisible et ne soit pas corrompu.
Pour cela, vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes :
- La signature électronique
- L’utilisation d’un EDI pour télétransmettre les factures
Si votre logiciel de facturation ne permet pas de gérer les signatures électroniques, vous trouverez de nombreux services en ligne permettant d’authentifier vos factures.
En 2020, toutes les entreprises devront obligatoirement envoyer leurs factures à destination des organismes publics par voie dématérialisée. Bien que cette obligation ne soit pas généralisée à toutes les factures, vous ne serez plus en mesure de refuser les factures électroniques de vos fournisseurs.
Quels avantages pour les factures dématérialisées ?
Plus qu’une contrainte, la dématérialisation de la facturation représente une opportunité pour votre entreprise. Les avantages sont nombreux : économiques, organisationnels ou encore d’image.
Réduire les coûts liés à la facturation
Tout d’abord, c’est une source d’économies. Le coût de traitement d’une facture dématérialisée est moins important que pour une facture physique. Qu’il s’agisse du traitement de la facture ou de son envoi. En effet, un email vous coutera moins d’un centime quel que soit le nombre de page. En revanche, un courrier affranchi même avec le tarif pro vous coutera 0,95 cts à minima (pour un courrier de 20 gr.). De la même manière, vous optimisez vos budgets liés à l’impression en diminuant la quantité de papier imprimé (gain sur les feuilles et l’impression)
Gagner en productivité
En faisant le choix des factures dématérialisées vous optimisez vos temps de traitement et limitez les erreurs : en choisissant un logiciel de facturation vous automatisez une partie de votre facturation. Ce gain de temps vous permet de gagner en productivité, le temps gagné sur la facturation pouvant être alloué à des activités à plus forte valeur ajouté pour votre entreprise.
Travailler votre RSE
Vous travaillez votre image. Au-delà des atouts financiers et organisationnels, passer à la facturation numérique vous aide à travailler votre Responsabilité sociétale d’entreprise (RSE), où la prise en compte des préoccupations sociales environnementales et économiques dans les activités de votre entreprise. Envoyer ses factures par email ou les déposer en ligne sur un serveur (chorus pro) génère d’importantes économies de papier et d’impression. Ces actions de RSE sont de plus en plus présentes dans la stratégie d’entreprise et donnent l’image d’une entreprise consciente de son écosystème, ancrée dans son temps et agissant pour l’avenir. L’image que renvoie ces actions est appréciée tant par vos partenaires commerciaux que par le public en général.
Traçabilité des échanges
Enfin, l’envoi de factures dématérialisées amène également une meilleure traçabilité des échanges et des envois de factures. En choisissant une solution de routage de factures, vous obtenez le statut de livraison de vos factures. Vous pouvez alors savoir si elles sont bien réceptionnées par leur destinataire et si la factures est ouverte ou non.
Laissez le choix
Bien sûr, la facture dématérialisée ne sera obligatoire que pour les factures émises à destination des organismes publics. Cependant, vous pourriez avoir envie de généraliser ce processus tout en vous adaptant aux préférences de vos clients. Ceux qui souhaitent également passer à la facturation dématérialisée ou conserver la facturation physique. Cela peut-être un bon moyen pour une transition facile et progressive.
L’automatisation sera ici la meilleure réponse à apporter pour la gestion de vos factures avec la mise en place de scénarios d’envois. Une plateforme de routage qui effectue le dispatch entre les factures dématérialisées et physiques est la meilleure solution.
Les solutions de routage d’efisend
Spécialiste du marketing relationnel et transactionnel depuis 2011, efidem a développé des offres de routage de messages sur cinq médias email, sms, fax, message vocal et courrier postal.
S’adaptant aux changements de législation, efidem développe des offres de routages adaptées à toutes les entreprises pour faciliter le passage à la dématérialisation. Des offres flexibles et personnalisables qui s’adaptent à vos processus. Ce qui entraine une optimisation des coûts et du temps de traitement des factures. Ces solutions sont disponibles en mode API automatisé ou via une plateforme web par email, par courrier ou les deux.
