efisend inclus une interface permettant d’importer ou de créer des modèles HTML (Voir section 10.3 pour détails) et texte, d’importer et héberger des images, et de rajouter des champs variables basés sur votre liste. Les emails incluant des pièces jointes de taille inférieures à 2Mo sont acceptés si les pièces jointes sont mentionnées au Bon de Commande d’Accès au Service. 

Fonctionnalités par défaut : 

Whitelistage du domaine email, BAT sur une adresse, contrôle de l’adresse expéditrice, du nom de l’adresse expéditrice, de l’adresse de retour, préparation en mode différé, gestion de la liste noire, suppression des doublons, multipart alternatif. Fonctionnalités avancées : Identification des « clics », des zones chaudes, géolocalisation des destinataires, type d’outil d’ouverture, de navigateur et de messagerie ayant reçu votre email. 

Procédure d’envoi : 

CAMPAGNE > EMAIL > entrez le sujet de votre envoi, cochez votre liste ou groupe, appelez ou tapez votre texte brut ou votre document HTML, choisissez une pièce jointe si besoin, sélectionnez vos options, BAT et envoyez. 

Les envois d’emails multiples préparés en mode différé peuvent être annulés à tout moment avant l’envoi dans la section efisend > CAMPAGNE > SUIVI

Le site contient un compteur de caractères pour vérifier que votre message ne contienne pas plus de 160 caractères. Le SMS concaténé de plus de 160 caractères peut aussi être autorisé sur votre compte. 

Fonctionnalités par défaut : 

BAT sur un numéro avant envoi final, différé de l’envoi, gestion de la liste noire, suppression des doublons, personnalisation, gestion des stops. 

Procédure d’envoi : 

CAMPAGNE > CREER > SMS CREER Sur la section « destinataires », choisissez votre liste, groupe ou contacts et « ajoutez » au centre. Vous pouvez aussi importer une liste à la volée et ajouter des destinataires uniques. Créez votre message SMS, testez-le en effectuant un BAT et envoyez !

 Si vous avez opté pour un numéro entrant dédié ou la fonctionnalité SMS réponse, le suivi des sms entrants se trouve sur CAMPAGNE > SUIVI > entrant, ici vous pouvez gérer vos réponses, les classer, définir des mots clé et envoyer des réponses aux numéros sélectionnés.

Vous importez vos lettres et courriers types et les envoyez à un destinataire unique ou à une liste de destinataires. Pour une qualité d’impression optimale, nous conseillons fortement de préparer vos courriers au format PDF. Les courriers sont envoyés de façon dématérialisée à La Poste qui les matérialise et les affranchis. 

Préparation de vos courriers :

 Les champs de la liste de distribution acceptés par défaut pour les envois de courrier sont « civilité », « nom », « prénom », « société », « adresse1 », « adresse2 », « ville », « code postal », « pays ». 

Les adresses des destinataires sont par défaut imprimées par La Poste sur la première page de votre document en haut à droite, voir détails dans l’interface. Si cette fonctionnalité ne vous convient pas, cliquez sur « insérer une page porte adresse », votre courrier contiendra alors 2 pages. 

Les paramètres de campagnes vous permettent d’envoyer vos messages selon différents modes d’envois :

Immédiat :
Avec ce mode d’envoi, votre campagne part tout de suite avec les éléments paramétrés.

Différé :
Vous planifiez l’envoi de la campagne à un jour et une heure donnée. Vous pouvez modifier votre liste / groupe de destinataires jusqu’a 5 minutes avant l’heure d’envoi, les paramètres seront mis à jour dans la campagne. Toute modification du modèle après avoir lancé un envoi différé ne sera pas prises en compte.

Fractionné :
L’option envoi fractionné permet de dispatcher un envoi sur plusieurs jours. La base de destinataire est divisée en X parts égales et le logiciel envoi les emails chaque jour à l’heure paramétrée. Cet option peut-être particulièrement utile sur des envois massifs, ou des envois pour lesquels une réponse est attendue.

Les profils d’envoi correspondent à un nom d’émetteur, une adresse mail d’émission et une adresse mail de réponse. Vous pouvez paramétrer plusieurs profils d’envoi selon vos besoins, par exemple un profil d’envoi par service, par interlocuteur etc. 

Pour paramétrer un profil d’envoi, rendez-vous dans les paramètres. Vous y accédez en cliquant sur votre nom en haut à droite de l’écran.

Une fois dans les paramètres allez à « PROFILS » puis « CRÉER UN NOUVEAU PROFIL ».

Renseignez les champs demandés puis enregistrez le profil. Vous pourrez le retrouver dans les paramètres de la campagne et le sélectionner dans la partie « SÉLECTION D’UN PROFIL ».

Vous pouvez sauvegarder des campagnes et y revenir plus tard. 

Pour sauvegarder une campagne en cours d’édition, faites défiler la page de création de campagnes jusqu’en bas puis cliquez sur « SAUVEGARDER ». Votre campagne est enregistrée, vous pouvez y revenir plus tard. 

Pour retrouver une campagne sauvegardée, allez dans CAMPAGNES>CRÉER puis cliquez sur « CAMPAGNES SAUVEGARDÉES » en bas à droite de l’écran. double cliquez sur la campagne à modifier pour y accéder. 

Pour renvoyer une campagne avec les mêmes paramètres (destinataires, message) dirigez vous dans CAMPAGNES>SUIVI puis cliquez sur la campagne que vous souhaitez rejouer. Pour renvoyer la campagne cliquez sur REJOUER CAMPAGNE. Une fois dans l’éditeur de campagne, vous pouvez modifier les destinataires, et paramétrer une nouvelle heure et mode d’envoi. 

Suivre une campagne

✓ Délivré : Message délivré au serveur d’e-mail du destinataire, correspond à l’acquittement de réception du serveur e-mail distant.

✓ Ouvert : Le message a été ouvert par le destinataire final. Cela signifie que ce dernier à téléchargé l’ensemble de l’e-mail incluant les images.

✓ Cliqué : Le destinataire final a ouvert l’e-mail et a cliqué sur au moins un des liens présents dans le corps du message. Le détail des cliques est consultable dans le suivi de vos envois.

✓ En erreur : L’adresse e-mail a eu un retour négatif. Cette erreur est considérée comme un « soft bounce » ce qui peut se qualifier d’une erreur ponctuelle, le quota de la boite de réception est dépassé, le message envoyé est trop lourd, l’adresse est temporairement injoignable.

✓ Annulé : Le serveur de messagerie distante a refusé le message. Le motif peut être divers et varié, l’adresse n’existe plus, l’adresse a changée… Le motif de l’erreur est disponible dans l’historique du destinataire. Pour plus de clarté, nous mettons à disposition l’erreur Smtp que nous renvoie le serveur de messagerie distant. 

✓ Reporté comme Spam : Le destinataire final a déclaré votre message comme étant un spam. Cette action s’effectue via des webmails de type Gmail, hotmail, par le biais du bouton « reporter en tant que spam ».

✓ Message envoyé, attente retour de statut : Le message est bien traité mais n’a pas été acquitté par le serveur d’e-mail distant. Il est alors soumis toutes les 4 heures pendant 3 jours afin d’obtenir un retour positif ou négatif. Les délais de 4 heures et 3 jours sont des délais standards des serveurs de messagerie. Cette valeur s’explique par la possibilité que le serveur distant rencontre une panne ou une indisponibilité temporaire. A la fin de cette période, si l’e-mail n’a pu obtenir un statut du serveur distant, il est considéré comme en erreur.

✓ Différé par le serveur distant : Le message est bien traité mais n’a pas été acquitté par le serveur d’e-mail distant. Ce statut est un statut de refus temporaire, les ISP mettent le message de côté en attendant son renvoi par l’expéditeur. Ceci permet au serveur de réception de vérifier que l’expéditeur du message n’est pas un spammeur.

✓ Liste noire : Le message n’a pas été envoyé au destinataire car ce dernier est en liste noire dans votre base de données. Chaque adresse email étant vérifiée avant l’envoi, les destinataires de la liste noire ne recevront plus de messages de votre part. L’ajout à la liste est automatique et résulte souvent d’un clic sur le lien de désabonnement automatique

✓ En cours : efidem a bien reçu votre demande mais le message n’a pas encore été traité par nos systèmes. Ceci correspond au premier statut de la chaine et n’apparait que très rarement.

✓ Message envoyé, attente retour de statut : Le message a bien été traité par la plateforme mais n’a pas été encore été acquitté par l’opérateur, il correspond au Second statut de la chaine.

✓ Délivré à l’opérateur : Suite à la réception de la demande, l’opérateur a envoyé à efidem un accusé d’acquittement, il a bien reçu la demande de livraison du SMS et l’envoie vers le destinataire.

✓ Délivré : Votre message SMS a bien été livré au téléphone portable de votre destinataire. Sa lecture ne peut pas être assurée mais le taux de lecture des SMS est de 98%.

✓ En erreur : Votre SMS n’a pas été délivré au téléphone portable de votre destinataire, le numéro de portable existe bien mais se trouve hors couverture réseau ou éteint.

✓ Annulé : L’opérateur ne reconnait pas le numéro de la carte SIM vers laquelle vous avez envoyé le SMS, ce numéro n’existe pas, n’existe plus ou est temporairement hors service.

✓ Non soumis : Avant chaque envoi, EFFIDEM vérifie la conformité du numéro de portable, si vous envoyez des SMS vers des numéros de fixe par exemple, le message ne sera pas soumis aux opérateurs.

✓ Liste noire : Le message n’a pas été envoyé au destinataire car ce dernier est en liste noire dans votre base de données. Chaque numéro de portable étant vérifié avant l’envoi des messages, les destinataires en liste noire ne recevront plus de messages de votre part. L’ajout à la liste est automatique et résulte souvent de l’envoi de la mention « STOP ».

✓ Erreur réseau : Ce retour opérateur signifie que le portable n’est joignable pendant un certain temps, que le réseau sur lequel il se trouve ne répond pas ou que le réseau ne peut pas se connecter au téléphone en question.

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