Lorsque vous commencez avec le CRM vous pouvez avoir besoin d’importer votre liste de contacts (clients / prospects / adhérents). 

Vous pouvez importer des bases de données au format XLSX et CSV : 

Rendez-vous dans CRM>CONTACT puis cliquez sur « IMPORTER ».

Une fois les contacts importés vous les trouverez dans la partie centrale de la page contact. 

Dans la fiche contact vous retrouvez toutes les informations de vos clients / prospects : 

Coordonnées, notes, historiques des échanges par mail (lorsque le webmail est synchronisé) historique des messages envoyés via la plateforme de communication multicanal, les projets, entrerprises et groupes associés aux contacts. 

Vous avez également la possibilité de gérer ces éléments directement depuis la fiche contact : 

  • Créer un projet
  • Ajouter le contact dans un groupe 
  • Créer une entreprise
  • Envoyer un email
  • Ajouter une pièce jointe au contact.

 

efisend-fiche-contact-crm

Créer un contact : 

1 – Allez à CRM>CONTACT puis cliquer sur nouveau contact

ajouter-contact-crm-efisend

2 – Depuis une fiche société : dans la partie contact cliquer sur « AJOUTER »

ajouter-contact-crm-depuis-fiche-entreprise

3 – Depuis le webmail, lorsque vous recevez un message d’une adresse non associé à un contact, vous pouvez l’ajouter au CRM en cliquant sur « L’AJOUTER » dans la boite info située à droite de l’écran.

ajouter-contact-crm-depuis-webmail

 

Modifier un contact : 

Pour modifier un contact, rendez-vous sur la fiche contact puis cliquez sur l’icône

modifier-contact-crm-efisend

cliquez sur sauvegarder pour enregistrer les modifications.

 

Pour supprimer un contact du CRM cliquez sur l’icône supprimer-contact-crm-efisend puis sur supprimer contact. 

Créer une société : 

1 – Allez dans CRM>SOCIÉTÉS puis cliquer sur + SOCIÉTÉ. Renseignez les champs à compléter puis cliquez sur valider

efisend-crm-ajouter-societe

2 – À partir d’une fiche contact, dans la partie société en haut à droite de l’écran cliquez sur LIER À UNE SOCIÉTÉ puis sur AJOUTER UNE NOUVELLE SOCIÉTÉ, renseignez les champs à compléter puis cliquez sur valider pour revenir sur votre fiche contact. 

crm-efisend-ajouter-societe-depuis-fiche-contact

 

Modifier une société : 

Allez sur la fiche société puis cliquez sur l’icône modifier, changez les éléments souhaités puis cliquez sur enregistrer. 

modifier-societe-efisend-crm

Pour lier un contact à une société, plusieurs possibilités : 

1 – Depuis la fiche contact : CRM>CONTACTS

Depuis la fiche contact, en haut à droite de la fiche dans la partie SOCIÉTÉ cliquez sur le bouton LIER À UNE SOCIÉTÉ. 

  • Si la société est déjà créée dans le CRM, commencez à taper les premières lettres de celle-ci puis cliquez sur la société correspondante dans le menu déroulant. 
  • Si la société n’est pas créée, cliquez sur AJOUTER UNE NOUVELLE SOCIÉTÉ, renseignez les champs correspondant puis cliquez sur AJOUTER pour revenir à la fiche contact. 
 
2 – Depuis la fiche société : CRM>SOCIÉTÉS
  • Depuis la fiche société dans la partie CONTACTS à gauche de l’écran, 
    Cliquez sur LIER pour rechercher un contact existant et l’ajouter à la société
  • Cliquez sur NOUVEAU pour créer un contact et le lier à la société existante. 
 

Délier un contact d’une fiche société : 

Pour délier un contact d’une fiche société, rendez-vous dans CRM>SOCIÉTÉS, sélectionner la société correspondante puis cliquez sur l’icône poubelle à coté du nom de votre contact. Le contact ne sera pas supprimé de votre base de données. 

Vous avez la possibilité d’envoyer un mail à un contact depuis la fiche contact : 

Dans la fiche contact, cliquez sur email. Vous avez la possibilité d’envoyer des modèles d’email déjà préparé (campagnes emailing, modèle texte pour la prospection) ou créer un message vierge. 

Sélectionnez vos options d’envois : Accusé de lecture, de réception, priorité du message, ajouter vos pièces jointes si nécessaire puis cliquez sur envoyer. 

Vous retrouverez par la suite votre message dans la partie historique de la fiche contact. 

Dans la fiche contact, cliquez sur AJOUTER UNE NOTE, remplissez les champs correspondants puis cliquez sur AJOUTER. 

Vous retrouverez votre note dans l’onglet ACTIONS et NOTES de la fiche contact. 

Vous pouvez planifier plusieurs types d’activités dans le CRM efisend : 

Dans la fiche contact cliquez sur PLANIFIER UNE ACTIVITÉ. Sélectionnez la date, le jour et le type d’activité, commentez et cliquez sur AJOUTER. 

Vous trouverez ensuite cette activité dans la partie ACTIONS de la fiche contact ou dans CRM>ACTIVITÉS. 

Les activités programmées sont également affichées sur le tableau de bord efisend, vous permettant d’avoir une vue d’ensemble de votre journée. 

Vous avez également la possibilité de planifier des activité directement depuis le menu ACTIVITÉS : rendez-vous dans CRM>ACTIVITÉS puis cliquez sur PLANIFIER UNE ACTIVITÉ. 

Sélectionnez le type d’activité, la date etc. puis attribuez la à un contact ou une société. Vous pouvez également planifier des activités qui ne sont pas liées à un contact ou une société, vous permettant d’utiliser l’outil comme un gestionnaire de tâches. Vous retrouverez ces activités planifiées dans la partie activités et sur votre tableau de bord. 

Depuis la fiche contact, vous avez accès aux messages et campagnes envoyés à votre contact depuis la plateforme efisend et depuis votre webmail (si votre adresse email est configurée). 

Sur la fiche contact cliquez sur l’onglet « COMMUNICATION » pour afficher les échanges. 

La partie « MESSAGES » correspond aux message envoyés via la plateforme multicanal.

La partie « EMAILS » correspond aux échanges d’email avec le contact retrouvés dans le CRM

Les projets représentent les opportunités commerciales en cours. Du prospect chaud au client, le projet vous permet de suivre précisément votre contact tout au long du cycle de vente.

Pour chaque projet vous pouvez ajouter : 

  • Un titre 
  • Des commentaires 
  • Une date de fin estimée
  • Une probabilité de réussite en % 
  • Un montant estimé et une devise
  • Un tag (mot clé)
  • Une source

Vous pouvez également ajouter des notes et Planifier des activités sur la fiche projet, permettant de suivre avec exactitude toutes les étapes, demandes ,échanges du projet. 

Créer un nouveau projet 

1 – À partir d’une fiche contact 

Dans la partie PROJET à gauche de l’écran, cliquez sur AJOUTER UN PROJET, renseignez les champs vous concernant puis cliquez sur AJOUTER. 

2- À partir d’une fiche société 

Dans la partie PROJET à gauche de l’écran, cliquez sur AJOUTER UN PROJET, renseignez les champs vous concernant puis cliquez sur AJOUTER. 

Modifier un projet 

A partir d’une fiche contact, société, ou dans la partie CRM>PROJETS cliquez deux fois sur le projet pour accéder directement à la fiche correspondante. Une fois dans la fiche projet, cliquez sur l’icône crayon pour modifier les éléments du projet, y ajouter des notes ou planifier des activités. 

Il est possible de personnaliser certains éléments du CRM pour les adapter à votre activité.

Rendez-vous dans CRM>PARAMÈTRES puis modifiez les éléments en cliquant sur l’icône crayon. 

Les éléments modifiables sont : 

  • Types d’activités
  • Étapes des projets 
  • Devises / Types de ventes (récurrent, one shot) 
  • Objectifs chiffrés 
  • Options de tri des contacts par défaut
  • Motifs de pertes des projets

Le module reporting du CRM efisend vous présente une vue d’ensemble de votre pipeline commercial. 

Vous trouverez dans ce reporting :

  • Le montant moyen des projets
  • Le nombre de projet en cours
  • Le taux de conversion des projets (Gagnés vs perdus)
  • Le nombre de jours en moyenne dans le pipeline des ventes (cycle de vente)
  • Vos dernières actions CRM 
  • Un état des projets (en cours, perdus, gagnés) 
  • Les derniers projets créés

Tous ces éléments vous permettent d’affiner et d’analyser votre stratégie commerciale et vos performances. 

Les scénarios d’automatisation permettent d’automatiser des tâches relative à un contact.

La V1.0 des scénarios efisend permet d’automatiser des tâches à la création d’un contact uniquement. De nouvelles fonctionnalités sont à venir très prochainement.

Pour créer un nouveau scénario, allez dans CRM>SCÉNARIOS puis cliquez sur  « CRÉER UN SCÉNARIO ». 

Dans la pop up donnez un nom à votre scénario et cliquez sur « CRÉER ».

FAQ - Gestion de contacts & CRM 1

Vous êtes désormais sur la page de création de scénarios. Au centre de la page, vous retrouvez les actions disponibles lors de la création d’un scénario. À droite de l’écran, vous visualisez les actions déjà paramétrées dans le scénario. 

Cliquez sur une action pour l’ajouter au scénario et renseignez les champs pour configurer son déclenchement et son contenu. Cliquez sur « AJOUTER » pour associer l’action que vous avez configurée au scénario. 

Répétez ce processus pour chaque étape du scénario. 

Lorsque vous créerez un nouveau contact, vous pourrez alors lui appliquer un scénario créé et les actions paramétrées se lanceront automatiquement. 

Fermer le menu